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As empresas TLPE – Transportes e Logística, Publicações e Eventos, Lda e a Logistel, SA levaram a cabo, nos passados dias 9 e 10 de Outubro, no Hotel Palácio, Estoril, o “Encontro de Gabinetes de Comunicação e Imagem de Organizações de Transportes e o seu Relacionamento com os Media”.
A Presidência do Encontro esteve a cargo de Jorge Jacob, Presidente da ANSR - Autoridade Nacional de Segurança Rodoviária, ex-Administrador do Metropolitano de Lisboa e ex-Director Geral dos Transportes Terrestres. Fausto Reis de Oliveira, Gestor da Unidade de Negócios de Marketing, Comunicação e Imagem da Logistel, SA, foi o Secretário Geral do Encontro.
A Sessão de Abertura foi presidida por Jorge Coelho, Ex-Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações de Portugal e a Sessão de Encerramento foi presidida por Luís Marques Mendes, Ex-Ministro da Presidência do Conselho de Ministros e dos Assuntos Parlamentares de Portugal e fundador da RTP Internacional.
O Encontro desenvolveu-se ao longo de Sete Sessões e uma Mesa Redonda, onde se debateram diversas temáticas ligadas à Comunicação Empresarial, às Agências de Comunicação e ao relacionamento com os Órgãos de Comunicação Social, nomeadamente:
Lídia Sequeira, Consultora Internacional e ex-Presidente da APS - Administração do Porto de Sines, José Luís Brandão, Administrador do Grupo Barraqueiro, Presidente do Metro Transportes do Sul e Administrador da Logistel, SA e José Manuel Silva Rodrigues, Assessor do Conselho de Administração do Grupo Barraqueiro e ex-Presidente da Carris e do Metropolitano de Lisboa foram os Presidentes das Sessões de Trabalho.
Neste encontro estiveram presentes um conjunto de empresários, administradores, dirigentes e quadros da área da comunicação e imagem de empresas e organizações ligadas ao sector dos transportes.
Os participantes deste Evento revelaram a importância deste evento para:
O elevado número de participantes presentes em todas a sessões e o interesse demonstrado ao longo das mesmas, confirmam a aposta ganha pelos promotores ao organizar um evento subordinado a uma temática de vital importância para estas organizações.
Jorge Coelho, Ex-Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações de Portugal, que presidiu à Sessão de Abertura, deu o mote para estes dois dias de trabalho, ao partilhar a sua experiência profissional, quer como governante, quer como gestor de um grande grupo empresarial, destacando a importância da Comunicação Institucional para a afirmação do Grupo Mota-Engil no panorama empresarial mundial, tendo igualmente dado especial enfoque para a importância da comunicação interna nas organizações.
Jorge Coelho reforçou a importância da componente comunicacional, quer para o incremento dos níveis motivacionais e da produtividade das equipas de profissionais das empresas, quer para a criação de uma imagem positiva que permita às organizacionais obter um posicionamento favorável junto do mercado.
No que toca à importância da Comunicação no Desenvolvimento das Organizações, foi identificada, praticamente por todos os oradores, a necessidade de assegurar e fomentar uma comunicação interna nas organizações, de modo a que todos os colaboradores se identifiquem com a Visão, a Missão, os Valores e os Objectivos das empresas onde se encontram inseridos. A comunicação interna deve estar alinhada com os canais de comunicação externos, tendo sido sublinhado que a comunicação é só uma, mas que a mensagem deve ser adaptada aos seus destinatários. Ao longo dos trabalhos, foram apresentadas as boas práticas no que concerne à comunicação interna, desde o envio de e-mails por parte das direcções/administrações, passando pelas publicações internas, culminando na criação de canais de comunicação interativos e de soluções de televisão corporativa.
No que respeita ao papel dos Gabinetes de Comunicação e Imagem nas Organizações, o seu Posicionamento Interno e o seu Relacionamento com os Stakeholders, foi relevado que é fundamental que essas estruturas estejam alinhadas com os objectivos da organização, promovendo os respetivos relacionamentos numa ótica de melhoria contínua atendendo às especificidades de cada stakeholder. Embora não exista um modelo único para a instalação de um gabinete de comunicação e imagem numa organização, é comummente aceite que, devido à sua importância estratégica, o mesmo deve ficar em estreita articulação com a direcção de topo. Foi também revelado que, para a valorização das organizações/empresas, já em 2015, os gabinetes de comunicação e imagem poderão obter a certificação internacional “EPIC”, a qual avalia e certifica a qualidade da comunicação interna das organizações.
Relativamente à Comunicação na Construção da Imagem das Organizações e no Fortalecimento da Marca, comprovou-se a importância da comunicação institucional para o reforço ou para o reposicionamento de uma marca enquanto um dos activos mais importantes de uma Empresa. Num momento em que as empresas operam no mercado global, a Imagem e a Marca são tidas como ferramentas fundamentais para a projecção dos seus negócios. Por outro lado, é cada vez mais relevante que a comunicação da marca, produtos e serviços, deve assentar em valores como a transparência e a verdade, apostando-se cada vez mais na diversidade de idiomas.
No que concerne às Agências de Comunicação como Parceiros de Negócios, a sua importância foi evidenciada, devendo ser encaradas como parceiros privilegiados, atendendo ao seu know-how específico, com competências e valências diversas, reforçando e apoiando as estruturas internas existentes na organização e mantendo com estas uma perfeita articulação estratégica.
Os oradores realçaram alguns aspectos a ter em conta no relacionamento com os Media e da Indústria das Notícias. Sublinhou-se o cuidado que se deve ter na libertação de informações precisas, concisas e verdadeiras, de modo a que não se verifique um “inundar” das redações com comunicados, os quais só deverão ser enviados quando o assunto for verdadeiramente importante. Foi ainda referido que os media são mais do que um fornecedor de informação e opinião, são também potentes instrumentos de transmissão de mensagens que podem resultar em imagens negativas e de difícil reparação.
Relativamente à temática das Conferências de Imprensa e a Elaboração de Press Release, as organizações têm necessidade de comunicar com os media, devendo ser feita uma prévia avaliação do que se quer comunicar, para então ser decidido qual o melhor instrumento de comunicação a utilizar. Temos assim que, enquanto a Conferência de Imprensa permite passar uma mensagem muito diversificada e imediata, esta apresenta alguns perigos que importa minimizar, nomeadamente, se a mensagem ou o tema não tiver sido suficientemente preparada e que possa permitir aos interlocutores desvirtuar a mensagem no sentido que se deseja transmitir. É assim, essencial, que na conferência de imprensa seja apenas transmitido o fundamental da mensagem, o que deve ser acompanhado por um porta-voz com perfil adequado. Quanto ao Comunicado de Imprensa, este é considerado um instrumento mais cirúrgico, que não expõe o interlocutor e não permite o contraditório. Esta ferramenta de comunicação deve ser usada quando ainda não se conhece toda a dimensão do assunto que se quer comunicar, pelo que devem ser curtos, incisivos e cobrir apenas as partes essenciais.
No que toca à Gestão da Comunicação Digital e as Redes Sociais, temos que estas redes constituem um importante canal de comunicação, embora devam ser utilizadas de forma cuidada. As redes sociais são, atualmente, importantes canais de difusão de informação que, não só permitem abrir um vasto leque de oportunidades às empresas, mas também permitem a partilha de experiências e a promoção do marketing directo e em tempo real. A presença nas redes sociais exige uma preparação prévia, a qual deve ser levada a cabo por uma estrutura profissional e dedicada. As redes sociais possibilitam também extrair um conjunto de métricas que permitem aferir o retorno das opções de mercado tomadas e os efeitos destas na evolução e consolidação do negócio.
O Encontro culminou com a realização de uma Mesa Redonda que contou com intervenientes de várias empresas e organismos que actuam no sector dos transportes e em que foram debatidos os mais relevantes aspectos respeitantes à transmissão da informação, quer para o interior das organizações, quer para o público no geral. Foi destacado pelos intervenientes que é fundamental que a informação a transmitir deve sempre respeitar as premissas da verdade, da consistência e que esta deve ser resistente ao contraditório. Mereceu ainda, por parte dos oradores da mesa redonda, especial atenção a gestão da comunicação em situações de crise como forma de minimizar os impactos negativos que podem surgir para a imagem corporativa das empresas e do sector dos transportes em geral, quando o público é informado através de fontes indiretas, pouco conhecedoras das especificidades dos transportes, ou através de informações pouco precisas.
No final do Encontro, o Presidente do Encontro, Jorge Jacob, sublinhou os aspectos chave do Encontro.
A Sessão de Encerramento, presidida por Luís Marques Mendes, que teve responsabilidades governativas em Portugal e intervém, actualmente, em vários fóruns de opinião, nomeadamente, em alguns dos mais relevantes órgãos de informação nacionais, sublinhou a excepcionalidade deste Encontro que teve em empresas privadas a iniciativa da sua organização, o que não é muito comum.
Marques Mendes relevou, também, a necessidade das organizações terem abordagens cada vez mais profissionais no tratamento da informação e dos canais de comunicação que se estabelecem com o mercado e com a sociedade no global. Foi ainda sublinhada a importância da robustez da informação transmitida, como forma desta resistir ao contraditório e fortalecer a mensagem que se deseja eficaz no seu alcance, sem deixar de sublinhar a relevância, para as Empresas, de estas possuírem estruturas profissionalizadas dedicadas ao trabalho da imagem, do Marketing e da Comunicação.
Os profissionais presentes neste Encontro destacaram a importância deste tipo de eventos para a troca de experiências entre profissionais da área e com o público em geral, de modo a que as melhores práticas da comunicação estejam cada vez mais sintonizadas naquilo que são os seus objectivos fundamentais, tais como a transmissão duma mensagem entendida pelo público, quer no que respeita aos serviços de transportes que lhe são oferecidos, quer também na eficaz transmissão da mensagem institucional e corporativa, que irá proporcionar maiores níveis motivacionais e de produtividade internas, mas também a promoção duma imagem favorável junto dos stakeholders sectoriais.
